Dans la gestion de la location saisonnière et de moyenne durée, la notion de débours revient fréquemment, aussi bien chez les propriétaires que chez les gestionnaires et conciergeries spécialisées.
Mal définis ou mal suivis, les débours peuvent rapidement créer de la confusion :
dans la comptabilité mandante,
dans le compte rendu de gestion,
et dans la relation de confiance avec les Mandants.
Ce guide a pour objectif de vous aider à comprendre :
ce qu’est un débours,
comment le distinguer d’une prestation,
comment le traiter correctement d’un point de vue comptable,
et quelles sont les bonnes pratiques à adopter pour rester conforme et transparent.
Qu’est-ce qu’un débours ?
Un débours correspond à une dépense avancée par le gestionnaire pour le compte du propriétaire, puis refacturée strictement à l’identique, sans marge ni commission.
Exemples courants de débours en location courte durée
Achat de consommables (papier toilette, café, produits d’entretien)
Petite maintenance urgente
Remplacement d’un objet cassé
Intervention ponctuelle d’un prestataire
Frais de serrurerie ou de plomberie
Débours vs prestation : une distinction essentielle
La confusion entre débours et prestations est l’une des erreurs les plus fréquentes en gestion locative.
Débour | Préstation |
|---|---|
est engagé pour le compte du propriétaire, est refacturé au centime près, ne génère aucune marge pour le gestionnaire. | Correspond à un service rendu par le gestionnaire, est facturée avec une marge, fait partie du chiffre d’affaires de la société. |
Exemple concret
Achat d’une ampoule à 5,99 € → débours
Déplacement et main-d’œuvre pour la remplacer → prestation
Pourquoi une bonne gestion des débours est indispensable
Une gestion approximative des débours peut entraîner :
des incohérences comptables,
des litiges avec les propriétaires,
une perte de confiance,
voire des difficultés en cas de contrôle (expert-comptable, auditeur, caisse de garantie).
À l’inverse, une gestion rigoureuse permet :
une traçabilité complète des dépenses,
une relation propriétaire plus sereine,
une comptabilité mandante propre et lisible,
un gain de temps administratif significatif.
Comment Quixar facilite la gestion des débours
Avec Quixar, chaque débours est saisi avec son justificatif directement rattaché à l’écriture comptable, qu’il s’agisse : d’une facture, d’un ticket de caisse, d’un reçu ou d’un document PDF.
Lors de l’édition du compte rendu de gestion au format (CRG) au format PDF, les justificatifs peuvent être intégrés automatiquement au document transmis au propriétaire. Celui-ci dispose alors d’une vision claire et complète des dépenses engagées pour son logement, sans avoir à solliciter l’agence.
Les différents cas de gestion des débours
Cas n°1 : dépense payée depuis le compte bancaire de gestion (fonds Mandants)
Vous achetez une ampoule à 5,99 € pour le compte d’un propriétaire, en utilisant le compte bancaire des fonds Mandants.
Le débours est refacturé au centime près, sans marge.
Écriture comptable du débours :
Compte comptable | Débit | Crédit |
|---|---|---|
Compte propriétaire | 5,99 € | |
512 – Banque | 5,99 € |
/
Prestation associée (si applicable)
Si vous facturez en plus une intervention (déplacement, main-d’œuvre, coordination) :
Compte comptable | Débit | Crédit |
|---|---|---|
Compte propriétaire | 10,00 € | |
Compte Prestation et Service | 10,00 € |
Cas n°2 : dépense payée depuis le compte d’exploitation
La dépense est réglée en une seule transaction depuis le compte bancaire de la société, pour le montant total, et non depuis le compte de gestion.
Écriture de débours :
Compte comptable | Débit | Crédit |
|---|---|---|
Compte propriétaire | 5,99 € | |
Débours | 5,99 € |
Le compte comptable “Débours” est un compte d’attente, créé automatiquement par Quixar. Il permet de centraliser les sommes avancées pour le compte des propriétaires, lorsque celles-ci ont été payées depuis le compte d’exploitation.
Périodiquement (mensuellement, trimestriellement ou à la clôture de l’exercice), ce compte doit être soldé par un remboursement depuis le compte de gestion vers le compte d’exploitation, puis communiqué à votre expert-comptable.
Exemple concret
Durant l’année, vous avez effectué plusieurs achats pour différents propriétaires depuis votre compte d’exploitation :
Désignation | Prix TTC |
|---|---|
Ampoule | 5,99 € |
Assiette | 10,00 € |
Liquide vaisselle | 3,99 € |
Drap housse | 20,99 € |
Total | 40,97 € |
Pour chaque achat, vous avez enregistré l’écriture suivante :
Débit du compte propriétaire : montant TTC
Crédit du compte Débours : montant TTC
De son côté, votre expert-comptable a identifié ces dépenses comme des achats en attente de remboursement, pour un total de 40,97 €.
Lorsque vous effectuez le virement de 40,97 € depuis le compte de gestion vers le compte d’exploitation, votre comptable vient solder ces achats.
Au moment où la transaction bancaire apparaît dans Quixar, vous passez l’écriture suivante :
Débit du compte comptable Débours : 40,97 €
Crédit du compte comptable 512 – Banque : 40,97 €
Cas n°3 : un achat global avec un justificatif pour plusieurs propriétaires
Vous achetez 5 ampoules pour 5 propriétaires différents, avec un seul ticket de caisse, dans ce cas, la dépense doit être ventilée comptablement.
Pour chaque propriétaire :
Débit du compte propriétaire : 5,99 €
Crédit du compte de débours : 5,99 €
Vous devez répéter l’opération pour chaque propriétaire concerné. La somme totale des écritures doit être strictement égale au montant du justificatif.
Ensuite, selon le mode de paiement :
Option 1 – achat payé depuis le compte de gestion (fonds Mandants)
Débit du compte Débours
Crédit du compte 512 – Banque
Option 2 – achat payé depuis le compte d’exploitation
Virement de remboursement depuis le compte de gestion
Transmission du justificatif à l’expert-comptable pour solder le compte de débours
Cas n°4 : la mini-revente (point de vigilance)
Vous achetez un produit et vous le refacturez au propriétaire avec une marge.
Par exemple, vous achetez un stock de 40 ampoules à 3,00 € l’unité et vous refacturez chaque ampoule 7,00 €, soit une marge de 4,00 € par produit.
👉 Dans cette situation, il ne s’agit plus d’un débours.
Vous agissez alors en tant que revendeur. La somme facturée correspond à une vente réalisée par votre société : elle entre dans votre chiffre d’affaires et doit être traitée selon vos règles habituelles de facturation et de TVA.
Attention aux implications de la revente
Dès qu’une marge est appliquée, certaines obligations s’imposent automatiquement. Vous devez notamment émettre une facture et assumer la responsabilité du produit vendu, y compris en matière de garantie et de service après-vente.
Exemple :
Achat d’une télévision : 150 €
Revente au propriétaire : 170 €
